Materi Teknologi Perantoran "Perkembangan Teknologi Perkantoran"

Bab 1

Perkembangan teknologi perkantoran

A.    PENGERTIAN TEKNOLOGI PERKANTORAN

Kata teknologi berasal dari bahasa Perancis, La Teknique yang artinya semua proses yang dilaksanakan dalam upaya untuk mewujudkan sesuatu secara rasional. Teknologi adalah keseluruhan sarana untuk menyediakan barang – barang yang diperlukan bagi kelangsungan dan kenyamanan hidup manusia. Menurut Iskandar Alisyahbana (1980 : 1), “Teknologi adalah cara melakukan sesuatu untuk memenuhi kebutuhan manusia dengan bantuan alat dan akal sehingga seakan – akan memperpanjang, memperkuat atau membuat lebih ampuh anggota tubuh, panca indera, dan otak manusia”.

Teknologi juga penerapan keilmuwan yang mempelajari dan mengembangkan kemampuan dari suatu rekayasa dengan langkah dan teknik tertentu dalam suatu bidang. Teknolgi merupakan aplikasi ilmu dan engineering untuk mengembangkan mesin dan prosedur agar memperluas dan memperbaharui kondisi manusia / paling tidak memperbaiki mausia pada beberapa aspek.

Kantor adalah suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat, personel, dan operasi ketatausahaan untuk membantu pimpinan. Yang dimaksud tempat adalah ruangan, gedung, kompleks, serta perabot dan perlengkapannya, seperti mesin – mesin kantor dan perlengkapan lainnya yang mendukung aktivitas kerja.

Teknologi perkantoran adalah teknologi yang diaplikasikan dalam kegiatan perkantoran yaitu digunakan untuk mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan menyimpan bahan – bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin – mesin kantor.

B.Peranan Teknologi Informasi

Sebagaimana telah dijelaskan di atas, Teknologi Informasi memainkan peranan penting di berbagai sektor kehidupan. Manajemen yang memiliki tugas pencapaian tujuan yang mengedepankan aspek efektivitas dan efisiensi membutuhkan teknologi informasi guna mempersingkat waktu dan meningkatkan kualitas pelayanan.

Saat ini teknologi informasi sudah memasuki taraf kemajuan yang luar biasa. Penemuan teknologi prosesor komputer yang sudah semakin cepat, semakin tingginya kecepatan Random Access Memory (RAM)  serta ruang harddisk yang semakin luas berdampak pada semakin cepatnya waktu start updan response popups komputer. Berbagai cara koneksi internet dapat menggunakan beberapa metode.

C.Produktivitas Kerja Pegawai

Produktivitas adalah ukuran output dari suatu proses produksi, per satuan dari input. Sebagai contoh, produktivitas buruh secara tipikal diukur sebagai perbandingan output per jam kerja pegawai, satu satuan. Produktivitas dapat disusun sebagai ukuran dari efisiensi teknis atau rekayasa produksi.

Fungsi produksi merupakan paparan sederhana mekanisme pertumbuhan ekonomi. Pertumbuhan ekonomi dibatasi sebagai peningkatan produksi dari suatu bisnis atau bangsa (apapun yang diukur). Biasanya diungkapkan sebagai persentase pertumbuhan tahunan yang menggambarkan pertumbuhan output perusahaan atau produk nasional (per bangsa). Pertumbuhan ekonomi ril (sebagai kebalikan dari inflasi) terdiri dari dua komponen. Kedua komponen ini merupakan kenaikan dalam input produksi dan kenaikan produktivitas.

Produktivitas dapat dilihat dari dua komponen yaitu:

1.      Efisiensi kerja : Efisiensi kerja karyawan dapat dilihat dari ketercapaian terget, ketepatan waktu, ketepatan masuk kerja.

2.      Produksi : Produksi kerja yang dihasilkan karyawan dapat dilihat dari kualitas, peningkatan setiap bulan dan persentase kesesuaian dengan harapan kantor.

D.Dampak Positif

1.      Manfaat terhadap ketenagakerjaan yaitu:

a.    Peningkatan mutu tenaga kerja

b.    Menigkatkan kegairahan dan kedisiplinan kerja

c.    Meningkatkan penghasilan bagi tenaga kerja

d.    Meringankan tenagadan pikiran pegawai

2.      Manfaat terhadap prosedur kerja yaitu:

a.   Mempercepat penyelesaian pekerjaan

b. Menyederhanakan prosedur kerja atau memperpendek mata rantai   penylesaian pekerjaan.

c.   Memperlancar pekerjaan

d.   Mempermudah penyelesaian pekerjaan

3.      Manfaat terhadap hasil kerja yaitu:

a.    Meningkatkan mutu hasil pekerjaan kantor

b.    Mempertinggi jumlah hasil pekerjaan

c.    Memenuhi standar mutu tertentu

d.    Memperoleh keseragaman bentuk, ukuran dan jenis hasil pekerjaan kantor

E.Dampak Negatif

Dampak negatif perkembangan teknologi perkantoran pada umumnya dirasakan sekali terutama yang menyngkut ketenagkerjaan dan penambahan biaya sebagai berikut:

1.   Mengurangi pengguanaan tenaga kerja dan berakibat menambah pengangguran.

2.  Kesulitan untuk mencari tenaga kerja yang memiliki tingkat ketrmpilan tertentu.

3. Menimbulkan rasa ketergantungan kepada mesin yang sulit akan menimbulkan pemborosan.

F. Tujuan Otomatisasi Perkantoran

OA atau Office Automation bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja melalui:

1. Meminimalkan/Penghindaran Biaya, Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.

2. Pemecahan Masalah Kelompok, Otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah.

 3. Pelengkap Bukan Pengganti, OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap muka, percakapan telepon, peasn tertulis pada memo, dan sejenisnya.

 4. Penggabungan dan Penerapan Teknologi, misalnya antara telepon,komputer, jaringan internet, satelit, dll.

5. Memperbarui Proses Pelaksanaan Pekerjaan di Kantor, Produk OA atau office Automation memungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik.

G. Jenis-Jenis Aplikasi Otomatisasi Perkantoran.

Aplikasi otomatisasi kantor yang telah diketahui, yaitu:

1. WORD PROCESSING Word Processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.

2. ELECTRONIC MAIL Electronic Mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan, dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan.

 3. VOICE MAIL Voice Mail sama persis dengan electronic mail. perbedaan nya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya.

 4. ELECTRONIC CALENDARIN Electronic Calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer.

5. AUDIO CONFERENCING Audio Conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi.

6. VIDEO CONFERENCING Video Conferencing melengkapi signal audio dan signal video. pralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video.

7. COMPUTER CONFERENCING Computer Conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga meemberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi.

8. FACSIMILE TRANSMISSION Facsimile Transmission yang biasanya disebut Fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain.

 9. VIDEO TEXT Video Text adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan mmateri tekstual pada layar crt.

 10. IMAGE STORE AND RETRIEVAL Image Store and Retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.

11. DESKTOP PUBLISHING Desktop Publishing atau DTP adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Penggunaan Desktop Publishing sebagai alat pemecahan masalah meliputi aplikasi administrasi dan teknis.

D. Empat Kategori Pemakai Otomatisasi Kantor

Agar suatu sistem atau aplikasi dapat berjalan dan dapat dinilai apakah sistem itu bagus atau tidak, maka diperlukan namanya pemakai. ia yang akan menilai, merancang, dan mengembangkan sehingga suatu sistem dapat berjalan.

Pengguna Otomatisasi Kantor yang ada dalam suatu sistem Informasi adalah:

 1. Manajer, adalah seorang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia.

2. Profesional, yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya (misalnya, pembeli, Wiraniaga, dan Asisten Staff Khusus). Manajer dan Profesional secara bersama deikenal sebagai pekerja terdidik.

3. Sekretaris, biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

4. Clerical Employee (Pegawai Administratif), melaksanakan tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, dan mengirimkan surat.